Confrontandomi con alcuni imprenditori ho sentito citare una frase piuttosto ricorrente che mi ha lasciato un po’ perplessa.

Pensavo infatti che dopo quasi due anni di pandemia, la loro unica ossessione fosse quella di recuperare il fatturato e magari di mettere in piedi nuove strategie per migliorare le vecchie performances.

Invece in parecchi mi hanno confessato che – nonostante ci siano tutte le prerogative per farlo – il loro obbiettivo è solo quello di salvaguardare i conti e di accontentarsi del minimo sindacale.

Certo, dopo aver vissuto momenti di paura e sgomento questo atteggiamento così cauto è comprensibile.

Ma fino ad un certo punto, perché la frase sottintende che aumentare il fatturato comporti necessariamente aumentare le ore di lavoro o fare nuove assunzioni, prevedere investimenti pesanti a lungo termine, etc.

Eppure ci sono delle attività interne alle aziende che se digitalizzate basterebbero da sole a sbloccare il loro potenziale di crescita senza mettere mano (o quasi) alla loro organizzazione e soprattutto al loro portafoglio.

Sono i cosiddetti “colli di bottiglia”, che provocano interruzioni del flusso di lavoro e ritardi nei processi di servizio. A volte sono così subdoli che non vengono ben percepiti dall’imprenditore, preso com’è da mille cose da fare, ma zavorrano l’azienda e ne annientano l’efficienza.

Questi sono le 5 principali attività che secondo me ostacolano con maggiore frequenza la crescita delle aziende:

1) Copiare e incollare dati da un sistema informatico all’altro. Per quanto possa sembrare innocua, questa è una delle attività che consumano più tempo per i dipendenti all’interno di un’azienda.

Mckinsey ha dimostrato che attività ripetitive come queste occupano un lavoratore in media due giorni lavorativi su cinque. Questo significa che un reparto di cinque impiegati spreca completamente il lavoro di due.

Ad oggi le imprese possono togliersi di dosso queste attività e risparmiare centinaia di ore al mese utilizzando ad esempio una business intelligence che raccoglie tutti i dati e li elabora a seconda delle richieste dell’utente.

2) Mantenere i dati ancora in forma cartacea. E’ stato stimato dall’International Data Corporation che un’azienda che usa la carta a livello intensivo, occupa il 40% del tempo dei suoi dipendenti soltanto nella ricerca di documenti (ad es. ricopiare i dati cartacei nei sistemi informatici, la stampa, l’archiviazione e la firma di documenti).

Senza dimenticare cosa succede quando un documento importante viene perso o i soldi spesi per archiviare tutte quella scartoffie, i costi per i magazzini, gli scatoloni, etc.

E al front desk, ristorante, SPA, economato di qualsiasi albergo ogni anno regnano indisturbati ancora migliaia di fotocopie, bigliettini, messaggi, addirittura planning cartacei.

3) Utilizzare software inadeguati all’azienda e ai suoi processi. Nonostante l’implementazione di supporti digitali (anche blasonati), la produttività non migliora. Il motivo è dovuto al fatto che anziché delegare il lavoro a questi software, il collaboratore continua a fare la stessa attività, ma in un modo diverso. Un po’ come alle poste o in banca.

Quindi continua a sprecare il suo tempo anziché dedicarlo altrove. I motivi sono da ricercare nel tipo di gestionale scelto (che può essersi rivelato inadatto al modello di business) oppure alla mancanza di formazione, o ancora al mancato coinvolgimento dei collaboratori in fase di acquisto.

4) Gestire manualmente le richieste dei clienti. Soprattutto negli alberghi di soggiorno più della metà delle richieste arrivano ancora per telefono o per email.

Un tipico processo di gestione delle richieste segue ad esempio i seguenti steps: 1. l’hotel riceve una mail di richiesta da un cliente; 2. l’addetto alla reception analizza la richiesta; 3. la richiesta viene inoltrata al responsabile per la quantificazione dell’offerta; 4. il responsabile invia l’offerta; 5. Se non viene gestita subito, la richiesta genera ulteriori passaggi di email o telefonate/whatsapp.

Oggi esistono chatbots o automazioni per le mail muniti di AI che abbattono i tempi (e i relativi costi) legati a queste attività, oltre che eliminare tutti i problemi tipici della gestione manuale come errori umani, dimenticanze o ritardi.

5) Non raccogliere dati o utilizzarli nella maniera sbagliata. Se prima avere proprietà e beni materiali indicava quanto benestante fosse un’azienda, al giorno d’oggi quelle più ricche sul mercato ne possiedono una quantità minima.

Come mai? Perché ciò che al giorno d’oggi vale di più nel mondo del business sono i dati. I dati dei clienti, i dati di produzione, i dati dei dipendenti… ognuna di queste informazioni sono gemme preziose che ogni impresa necessita per far crescere la propria attività.

Il fattore determinante sta nel modo in cui verranno utilizzati quei dati. Tenerli nel computer a poltrire non aiuterà a far scalare alcuna azienda. Per questo motivo c’è bisogno di una strategia basata sullo sfruttamento dei dati per raggiungere un obiettivo specifico.

Ad esempio un HMP (Hotel Management Platform) può aiutare l’albergatore a diminuire il n. di cameriere ai piani per le pulizie del suo hotel o a personalizzare i servizi degli ospiti come mai fatto prima.

La missione della vera digital transformation è proprio quella di stanare i colli di bottiglia ed eliminarli attraverso una mirata digitalizzazione e una sana automazione.

Così le aziende ottengono di più con meno sforzo, proprio come sostiene il principio di Pareto, insomma: less is more.

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